Hoe u beveiliging en service voor uw gebouw het slimst inkoopt.
We spreken met Jerry van Mechelen, oprichter van Centurion en gaan dieper in op de vraag hoe veiligheid en serviceverlening bij een pand optimaal ingezet kan worden.
Jerry loopt al 31 jaar mee in de beveiligingssector en ziet dat er nog te veel wordt gedacht vanuit prijs en personeelsaantallen. Dit terwijl er te vaak onvoldoende kennis is over wat de functie van een beveiliger of servicemedewerker inhoudt en wat daarvan verwacht kan worden (tegen die gestelde prijs). Dit kan aardig wat misverstanden met zich meebrengen. Jerry vertelt graag hoe hij de oplossing ziet.
Centurion vertaalt de behoefte aan veiligheid van de klant naar een concrete vraag aan henzelf als beveiligingsleverancier. Jerry vertelt: “Het misverstand dat wij vaak tegenkomen, is dat er bij een kantoorgebouw of luxe woonresidentie vaak bepaalde dienstverlening afgesproken is voor de gebruikers van het pand (opgenomen in de servicekosten), maar dat die niet altijd zijn afgestemd op veranderende risico’s. De eigenaar en de afdeling facility hebben een aantal wensen qua dienstverlening voor het gebouw. Die wensen zien wij als behoefte en in overleg formuleren wij dan de daadwerkelijke vraag. We hebben het dan meestal over receptiediensten, beveiliging en facilitaire ondersteuning. Wat wij vaak zien is dat wat ons gevraagd wordt, niet overeenkomt met dat wat wordt verwacht, denk aan facilitaire ondersteuning. Dit is namelijk geen dienst die wij aanbieden. Uiteraard kunnen wij wel kleine facilitaire taken uitvoeren maar dat mag nooit meer zijn dan onze kerntaken. De behoefte wordt een vraag en deze vraag wordt dan een concrete opdracht zodat de verwachtingen overeenkomen.”
In korte tijd snel gegroeid
Wanneer een gebouw in gebruik is genomen vormt ons takenpakket zich op basis van de praktijk. Bij ieder gebouw is dit anders en daaruit ontstaat dus maatwerk volgens Jerry: “Als je bij ons sec iemand inhuurt met de opdracht voor de bezetting van een receptie dan is dat hetgeen waar wij ons op richten. Wij implementeren de Centurion-manier-van werken en That’s it. Daar is het tarief ook naar. Wanneer er dan verwacht wordt dat de hostess ook de vuilnis aan straat zet of een aannemer begeleidt in het gebouw, dan wijkt dat af van de kerntaak. Het kan uiteraard wel maar we mogen de veiligheid als kerntaak niet uit het oog verliezen.” En daar schuurt het vaak zegt Jerry: “Wij komen nog te vaak tegen dat er een tender geschreven wordt voor onze diensten en dat er dan op de uurprijs van een beveiliger of servicemedewerker onderhandeld wordt in plaats van op basis van een Service Level Agreement (S.L.A). Eigenlijk zou de inkoper of de facilitair manager van een gebouw altijd moeten beginnen met het opstellen van een Service Level Agreement.”
“Als je al deze functies los van elkaar inkoopt dan kan dit een dure investering zijn. Terwijl dit soort werkzaamheden juist prima gecombineerd kunnen worden, mits je dat zo vastlegt en daar dan ook de juist opgeleide mensen voor inzet. Daarom pakken we dit bij Centurion anders aan,” legt Jerry uit. “Wij inventariseren bij de aanvraag direct álle werkzaamheden die voortkomen uit het veiligheidsplan en het S.L.A. Wij bepalen dan het aantal in te zetten mensen, te nemen maatregelen en brengen op basis daarvan een offerte uit. Het kan dus zomaar zo zijn dat wij kosten besparen op de traditionele inzet van een beveiliger door de slimme combinatie van een voordeligere security host en onze mobiele surveillance teams.”
“Van aantallen naar Advies:
losse inkoop van diensten
pakt vaak duurder uit
en is minder efficiënt.”
Jerry vervolgt: “Met zo’n gerichte aanpak zijn wij meer een partner dan een leverancier. Wij denken mee de meest optimale bezetting. Bij de inzet van zo’n voordelige security host bijvoorbeeld, dan wordt zowel de receptie bedient als de veiligheid in de gaten gehouden. Wanneer er zich iets verdachts voordoet, dan schakelt de security host een beveiliger van Centurion in. Op deze manier heb je alleen een beveiliger nodig voor de specifieke wettelijke beveiligingstaken. Maak de rekensom; hiermee kun je flink besparen omdat je niet fulltime een beveiliger met een hoger uurtarief inzet.”
Jerry vult hierbij aan dat wanneer je de benodigde werkzaamheden via één partner laat uitvoeren, middels een vastgestelde S.L.A., er meer efficiency onderling is. “Er wordt dan volgens één werksysteem en duidelijke taakverdeling gewerkt, dat voorkomt miscommunicaties. Voor de klant is het vooral heel fijn dat er niets tussen het wal en schip belandt,” legt Jerry uit. Gecombineerde inzet van functies brengt dus meer voordelen dan u verwacht. Bijvoorbeeld bij grote kantoorgebouwen kunnen meerdere entrees zijn waar bezoekers zich melden. Dat betekent dat er zomaar 4 of 5 recepties bemand moeten worden. Jerry haakt hierop in: “Mijn advies was in dat geval om de recepties te bemannen met security hosts en daar dan één beveiliger bij te plaatsen. In plaats van een beveiliger bij iedere entree. Daar komt nog eens bij dat het DNA van een beveiliger echt anders is dan dat van een security host. Een host is gericht op communicatie met mensen. Dat is een beveiliger niet primair en dat heeft een effect op de bezoeker. De receptionist heeft vaak een sociale rol binnen het gebouw. Hij of zij maakt een praatje met bewoners, gebruikers of vaste bezoekers. Dat werkt verbindend en heeft een positief effect op de ervaring van mensen in het gebouw. Maar zeker ook op de veiligheid. De host kent de mensen en voelt haarfijn aan als er zich een onveilige situatie voordoet. Omdat we bij Centurion zowel service- als beveiligingsdiensten bieden, kunnen we snel schakelen. Als er extra beveiliging nodig is, dan kan die à-la-minute worden opgeschaald. Daar komt nog eens bij dat het DNA van een beveiliger echt anders is dan dat van een security host. Een host is gericht op communicatie met mensen. Dat is een beveiliger niet primair en dat heeft een effect op de bezoeker. De receptionist heeft vaak een sociale rol binnen het gebouw. Hij of zij maakt een praatje met bewoners, gebruikers of vaste bezoekers. Dat werkt verbindend en heeft een positief effect op de ervaring van mensen in het gebouw. Maar zeker ook op de veiligheid. De host kent de mensen en voelt haarfijn aan als er zich een onveilige situatie voordoet. Omdat we bij Centurion zowel service- als beveiligingsdiensten bieden, kunnen we snel schakelen. Als er extra beveiliging nodig is, dan kan die à-la-minute worden opgeschaald. Daar doen we dan niet moeilijk over. Dat is onze rol.”
De juiste persoon op de juiste plaats
Jerry heeft zelf jarenlang gewerkt in deze verschillende functies en kan daardoor goed inschatten welke mensen het beste bij een opdracht passen. “Met die kennis weet ik de juiste personen in de markt te vinden. Zo verbind ik de vraagstelling met de best passende medewerkers uit mijn team. Dat zorgt in de basis al voor een fijne samenwerking.” Kort samengevat is de inzet van de best passende dienstverlening en beveiliging binnen een gebouw gebaseerd op de behoeften en uitgangspunten van (alle) betrokkenen. Dit leidt tot een slimme inzet van de juiste mensen met de juiste taakverdeling. Dat is de basis. Wanneer dit staat gaat Centurion aan de slag en hebben ook de ruimte om nog meer waarde toe te voegen. Dat is dan onderdeel van de opdracht, en hoeft niet meer los belast te worden. Daarover meer in het volgende interview met Jerry.